Microsoft 365 is geen backup: waarom ondernemers hun data zelf moeten beschermen

Bijna elk bedrijf in Nederland werkt tegenwoordig met Microsoft 365. Mail loopt via Outlook, documenten staan in OneDrive en SharePoint en teams overleggen via Teams. Omdat alles in de cloud staat, gaan veel ondernemers ervan uit dat hun gegevens daar ook veilig worden bewaard. Dat is een begrijpelijke, maar kostbare misvatting.

Wat Microsoft wel en niet doet

Microsoft zorgt ervoor dat de dienst beschikbaar is. De datacenters zijn goed beveiligd, hardware is dubbel uitgevoerd en als er een server uitvalt, merk je daar als gebruiker niets van. Maar Microsoft is niet verantwoordelijk voor de inhoud van jouw omgeving. In de voorwaarden staat dat de klant zelf verantwoordelijk is voor het beschermen van zijn gegevens. Dat noemen ze het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel.

Concreet betekent dat: als een medewerker per ongeluk een map verwijdert, als een vertrokken collega zijn account kwijtraakt of als ransomware je bestanden versleutelt, dan heb je een probleem. De prullenbak en versiegeschiedenis helpen een tijdje, maar na een beperkte termijn zijn gegevens definitief weg.

De meest voorkomende oorzaken van dataverlies

• Menselijke fouten. Een verkeerd verwijderde map of een overschreven bestand is verreweg de meest voorkomende oorzaak.
• Ransomware. Versleutelde bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met OneDrive, waardoor ook de cloudversie onbruikbaar wordt.
• Vertrekkende medewerkers. Wordt een licentie opgezegd, dan verdwijnen na enige tijd ook de mailbox en OneDrive van die gebruiker.
• Kwaadwillende acties. Een ontevreden medewerker of een aanvaller met toegang kan gegevens bewust wissen.
• Synchronisatieproblemen. Een fout in een koppeling met andere software kan in één keer veel data aanpassen of verwijderen.

Wat een goede backup inhoudt

Een echte backup van Microsoft 365 is een aparte kopie van je mail, agenda’s, OneDrive, SharePoint en Teams, die buiten de Microsoft omgeving wordt bewaard. Die kopie wordt meerdere keren per dag automatisch bijgewerkt en blijft lang genoeg beschikbaar om ook oudere gegevens terug te halen. Belangrijk is dat je per bestand, per mailbox of per site kunt terugzetten, zonder dat de hele omgeving hoeft te worden hersteld.

Daarnaast geldt een vuistregel die al jaren meegaat: de 3 2 1 regel. Bewaar drie kopieën van je data, op twee verschillende soorten opslag, waarvan er één buiten de deur staat. Voor cloudomgevingen betekent dat in de praktijk een backup bij een onafhankelijke partij, los van Microsoft.

Niet alleen techniek, ook wetgeving

Voor veel organisaties is een goede backup ook een wettelijke kwestie. De AVG vraagt om passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, en sommige sectoren hebben bewaarplichten voor administratie en dossiers. Wie na een incident niet kan aantonen dat gegevens veilig waren opgeslagen, loopt een risico op boetes en reputatieschade.

Hoe pak je het aan?

Begin met een inventarisatie: welke gegevens zijn kritisch en hoe lang moet je ze kunnen terughalen? Kies vervolgens een oplossing die automatisch draait en laat periodiek een hersteltest uitvoeren. Een IT partner zoals Scheffer Solutions kan dit voor je inrichten en bewaken. Op de pagina over zakelijke backup oplossingen lees je hoe zo’n aanpak eruitziet en wat erbij komt kijken.

Het belangrijkste inzicht is eenvoudig: de cloud is geen backup. Wie zijn bedrijfsdata serieus neemt, zorgt voor een eigen kopie. Dan is een verwijderde map of een aanval vervelend, maar geen ramp.